Slutt på minnepinner i retten fra 6. januar 

- Vi gjør nå endringer i oppsettet for deling av dokumenter i rettssaker, som gjelder fra 6. januar. Det viktigste for brukerne - advokatene og påtale - er at de ikke lenger kan ta med minnepenn med informasjonen, sier Yngve Brox, kommunikasjonssjef i Domstoladministrasjonen.

Alle dokumenter som skal legges frem i retten, må på forhånd sendes inn via Aktørportalen.

Ta med eget utstyr

Agder tingrett er pilotdomstol for et prosjekt som innebærer at aktørene må benytte sin egen PC eller Mac i retten.

Prosjektet, som har fått navnet BYOD (bring your own device) ble innført ved rettssted Kristiansand i september, og vil bli implementert ved rettsstedene i Arendal og Farsund i løpet av januar måned.

- Agder tingrett har valgt å avvikle visnings-PC-er i rettssalene, i samarbeid med partene lokalt. Dette tiltaket gjøre ikke for å spare ressurser, men for å styrke sikkerheten på våre IT-systemer, sier Brox.

Opprinnelig var det intensjonen at prosjektet skulle implementeres i alle domstoler i år.

- Vi har tatt et skritt tilbake fra opprinnelig plan for avvikling av ordningen med visnings-PC i domstolene. Vi vil bruke vesentlig mer tid på å vurdere hva som skal være den endelige fremtidige løsninger for visning i rettssalene. Planen vår er at vi skal ha ny løsning på plass i hele landet i løpet av 2026, sier Brox.

Rutiner for å unngå visning av privat karakter

Sorenskriver Robert Versland i Agder tingrett og seniorrådgiver Terje Haugen har sendt ut et informasjonsskriv om pilotprosjektet til aktørene som møter i domstolen.

Ifølge skrivet må advokater og aktorer heretter koble sin egen PC eller Mac til en HDMI-kabel i retten. 

For å unngå at retten får se aktørenes private e-post og personlige programmer, er det viktig å velge utvidet skrivebord (Windowstast + P) når løsningen kobles til, anbefaler sorenskriveren.

«Dette sørger for at skjermen på din enhet forblir primærskjerm, mens skjermen i rettssalen fungerer som sekundærskjerm. På denne måten beholder du personlige programmer, som e-post, Teams osv., privat på din egen skjerm, samtidig som du enkelt kan dra dokumenter eller medier du ønsker å fremlegge, over til sekundærskjermen. Dette fungerer på samme måte som ved tilkobling til en projektor under et foredrag og bør være kjent for de fleste.»

- Ikke problematisk

Prosjektet har altså vært testet ut i Kristiansand siden september. Styret i Aust-Agder krets av Advokatforeningen har ikke fått noen negative tilbakemeldinger etter at prosjektet ble innført, opplyser kretsleder Lise Ilstad i Tofte Hald i Arendal.

- Jeg fikk selv informasjon om dette først like før juleferien, og har ikke fått høstet egne erfaringer, eller hørt fra andre. Men min tilnærming er at dette høres helt ok ut. Vi har jo nå kontor også i Kristiansand, og ingen av mine kolleger har trukket frem dette som noe problematisk. Men som sagt har jeg litt lite erfaringsgrunnlag foreløpig, sier Ilstad.

Ulike rutiner

Rutinene for dokumentdeling vil være litt ulike avhengig av om saken som behandles er en straffesak eller en sivil sak, kommer det frem i informasjonsskrivet.

I straffesaker legges det opp til at det er aktor som vil dele dokumentsamlingen fra sin PC, og styre det som legges frem i retten.

«Dersom forsvarer og eventuelt bistandsadvokat har oversendt sine dokumenter til aktor i god tid, vil disse kunne inngå i aktors dokumentsamling og presenteres av aktor etter avtale. Dokumenter som ikke er oversendt aktor på forhånd, må forsvarer eller bistandsadvokat selv fremlegge ved å koble til sin egen PC/Mac. Dette gjelder også for juridiske utdrag. Dokumenter som fremlegges i retten, må sendes inn i Aktørportalen, med mindre dette allerede er gjort på forhånd», heter det i skrivet.

Tilbyr veiledning

I sivile saker er det dommeren som normalt vil dele dokumentsamlingen fra sin egen PC.

«Dersom aktørene/partene har dokumenter, lydopptak eller videoer som ikke er sendt inn på forhånd, må disse vises ved å koble til egen PC/Mac, og deretter ettersendes.»

Også vitner kan dele dokumenter og medier fra vitneboksen.

Dersom man ikke har en HDMI-utgang på sin egen enhet, anbefales det at man skaffer seg en adapter, men domstolen vil ha adaptere tilgjengelig for utlån, ifølge skrivet. 

Domstolen tilbyr veiledning og testing for dem som måtte være usikre på løsningen, og anbefaler at dette avtales i god tid med IKT-personell i domstolen.