Her er de nye retningslinjene for private granskinger

- Vi innfører blant annet et prinsipp om å lage saksbehandlingsregler for alle granskninger, sier Anne Helsingeng, partner i Bull.

Det er også et styrket fokus på menneskerettighetene, noe som blant annet innebærer at den som granskes skal gjøres kjent med anklagene mot seg, gis vern mot selvinkriminering og reell adgang til kontradiksjon.

- Advokaten skal velge den fremgangsmåten som gir best rettssikkerhet. Dette høres kanskje noe uklart ut, men er ment å få granskeren til å tenke gjennom forholdet til den eller de som granskes. Dette fordi det i enkelte granskninger kan oppleves som at granskeren opptrer både som anklager, forsvarer og dommer, noe som er uheldig, sier Helsingeng.

Les alle enkeltreglene lenger ned på siden. De kan leses i sin helhet på Advokatforeningens nettsider her.

Vært på høring i kretsene

De nye retningslinjene som hovedstyret vedtok fredag 2.juni, erstatter retningslinjene fra 2011. Granskningsutvalget har arbeidet med revideringen siden 2019, og utvalgets forslag har vært ute på høring, både offentlig og i Advokatforeningens kretser.

- Pandemien gjorde at vi nok brukte lenger tid enn vi hadde tenkt. Det har vært noen veldig vanskelige avveininger, sier Helsingeng.

Hun har ledet utvalget som har bestått av advokatene Preben Haugmoen Mo i Føyen, Georg Abusdal Engebretsen i Wiersholm, Kristian Brandt i Hjort og Thomas Steen Brandi i Schjødt.

- Utdyping av RGA

De nye retningslinjene - «Advokatforeningens retningslinjer for private granskninger - regler for god granskingsskikk» - er ikke et metodeverk, men inneholder overordnede prinsipper som gir økt rettssikkerhet, og er en utdyping av Regler for god advokatskikk, på linje med Retningslinjene for forsvarere, understreker hun.

«Granskinger er innbyrdes svært ulike. Retningslinjene er derfor av generell og overordnet karakter. Målsetningen med retningslinjene er sammen med RGA å etablere regler og rutiner som er normgivende og med det etablere «prinsipper for god granskingsskikk»», heter det i forordet.

Retningslinjene for privat granskninger skal ivareta kravene både til en rettferdig prosess, kontradiksjon og privatliv, fremholder Helsingeng.

- Vi har ønsket å lage et regelsett som skal passe i alle situasjoner. Høyesterett har slått fast at granskning er et advokatoppdrag som er underlagt Regler for god advokatskikk dersom advokaten foretar vurderinger.

Et granskningsoppdrag skiller seg likevel ut fra et vanlig advokatoppdrag.

- I en granskning er det mange som på ulike måter blir påvirket av granskningen; den omvarslede eller den berørte, ansatte, ledelse, leverandører, styret og samfunnet. Man har ikke en tradisjonell klientrepresentasjonsrolle som talsmann og rådgiver til klienten.

- Kan en fast advokatforbindelse være gransker?

Advokatens uavhengighet står sentralt også i granskningsoppdrag.

- Vi må ha et mandat og jobbe selvstendig innenfor dette, og ikke la oss styre av klient eller oppdragsgiver.

Bruk av fast advokatforbindelse i granskningsoppdrag og kontradiksjon er to punkter som førte til spesielt mange diskusjoner i utvalget, forteller hun.

- På disse områdene finnes det mye ulik praksis.

Selve intervjusituasjonen med den eller de som granskes, er et annet tema utvalget har fokusert spesielt på.

- Det står ingen ting om dette i de gamle retningslinjene. Nå har vi lagt inn et krav til skriftlighet; slik at den som granskes får anledning til å utdype sine svar.

- Vi befinner oss egentlig i et lovtomt rom, sier hun.

Retningslinjene gjelder i utgangspunktet for advokaters arbeid med granskninger, men bygger på grunnleggende rettssikkerhetsprinsipper, og bør derfor også anvendes i private granskninger som foretas av representanter for andre yrkesgrupper, presiseres det i forordet.

Her er reglene - i kortversjon

Helsingeng-utvalget har utarbeidet et 21 sider langt dokument som både inneholder et utdypende forord og en generell del.

I sistnevnte omtales situasjoner der granskere er andre enn advokater, definisjoner av granskning, kontradiksjon, konkrete saksbehandlingsregler for den enkelte granskning, vern mot selvinkriminering, straffeansvar og kilder.

Del tre inneholder enkeltreglene, som alle er utstyrt med en kommentardel.

Her er enkeltreglene og utdrag fra kommentardelen:

1 BESLUTNING OM GRANSKING

Gransking bør bare besluttes gjennomfør når dette fremstår som det mest hensiktsmessige tiltaket.

2 OPPDRAGET

Oppdragsgiver fastsetter mandatet for granskningen og rammene for granskernes arbeid.

2.2: Tidsplan

Ved oppstarten av granskingen bør det settes en realistisk dato for når granskingen skal sluttføres. Granskerne må gis tilstrekkelig tid slik at granskingen kan gjennomføres på en forsvarlig måte, herunder at alle berørtes interesser blir ivaretatt. Hvis det er nødvendig for granskingens resultat og kvalitet, må granskerne be om forlengelse av granskingsperioden.

2.3: Godtgjøring

Fastsettelsen av hvordan granskerne skal godtgjøres, må avklares på forhånd. Godtgjøring bør normalt skje på bakgrunn av en avtalt timepris.

3 OPPNEVNELSE, UAVHENGIGHET OG HABILITET

3.1: Kompetanse

De som påtar seg et granskingsoppdrag, må samlet sett ha den nødvendige kompetanse til å utføre granskingen.

3.2: Uavhengighet

Granskerne skal være uavhengige og upartiske. Det må ikke foreligge omstendigheter som sår tvil om granskernes evne til å utføre arbeidet på en tilstrekkelig uavhengig måte. Dette gjelder i relasjon til oppdragsgiver, saksforhold og den eller de som antas å være berørte.

Fra kommentarene: Granskere skal, med mindre dette anses som klart ubetenkelig, ikke påta seg granskingsoppdrag for faste klienter. I vurderingen av om det vil være «klart ubetenkelig» å påta seg granskingsoppdraget, må det blant annet legges vekt om tidligere eller pågående oppdrag for klienten har tilknytning til granskingen, om granskingen gjelder forhold som tilsier særlig aktsomhet av hensyn til de berørte og tilliten til prosessen, og karakteren av det faste klientforholdet. Dersom granskerne anser det klart ubetenkelig å kunne påta seg oppdraget, skal de berørte og andre særlig involverte orienteres om forholdet. Granskerne skal alltid vurdere om de har den nødvendige uavhengighet i den konkrete sak.

3.3 Fratreden før oppdragets avslutning – stansing

Granskerne kan trekke seg fra oppdraget hvis det foreligger saklig grunn.

4 GRANSKINGSPROSESSEN

4.1 Oppstart av gransking – saksbehandlingsregler

Granskerne bør ved oppstart av granskingen utarbeide saksbehandlingsregler for sitt arbeid, herunder om informasjonsinnhenting og berørtes rettigheter.

Granskerne bør forelegge saksbehandlingsreglene for oppdragsgiveren og hensynta innspill så langt dette er forenelig med kravet til uavhengighet.

4.2 Opplysning av saken – overordnede prinsipper

Granskerne skal innhente de opplysninger som anses nødvendige for en forsvarlig opplysning av saken.

4.3 Oppdragsgivers opplysningsplikt

Oppdragsgiver skal gi granskerne all informasjon som er relevant for granskingen. Oppdragsgiver skal medvirke til at tredjepart overleverer relevant informasjon til granskerne.

4.4 Nærmere om forklaringer

Opptak av forklaringer må gjennomføres på en forsvarlig måte, og det må tas tilstrekkelig hensyn til den som forklarer seg.

Fra kommentarene: Det bør gis skriftlig informasjon om bakgrunn og tema for intervjuet. For berørte skal slik informasjon gis, jf. nest siste avsnitt.

Forklaringer skal nedtegnes i et referat. Den som forklarer seg, skal gis adgang til å kommentere innholdet i referatet og gi supplerende merknader. Dette innebærer en rett til å motta nedtegnelsen av sin forklaring, som bare kan nektes dersom det foreligger særlige grunner.

(Nest siste avsnitt): Hvis det er nærliggende at vitnet har eller vil kunne få status som «berørt» skal det i tillegg til det ovennevnte legges særlig vekt på at den berørte før den avgir forklaring skal være gjort kjent med relevante anklager og granskernes mandat. Den berørte skal ha tilstrekkelig tid til å ivareta sine interesser i forbindelse med forklaringen. Dette innebær reell mulighet til å forberede seg, herunder nok tid til å velge bisitter, samt drøfte saken med denne. Videre skal den berørte ha tilstrekkelig tid i forbindelse med godkjenning av referater til å rådføre seg med eventuell bisitter. Hvis den berørte kommer med rettelser eller bemerkninger til referatet, skal dette fremgå av det endelige referatet.

4.5 Bevis og bevisvurdering

Granskerne skal gjøre rede for hvilke bevis og regler om bevisvurdering og bevisbyrde som er lagt til grunn.

Fra kommentarene: Ved sin vurdering bør granskerne ikke bygge på informasjon som er fremkommet anonymt eller under løfte om konfidensialitet, med mindre informasjonen kan understøttes av andre opplysninger i saken. Dette er også viktig for å kunne ivareta forsvarlig kontradiksjon. Dersom granskerne ikke kan verifisere eller underbygge informasjonen, kan forholdet ikke anses forsvarlig klarlagt. Vurderingene i en gransking må kunne godtgjøres og underbygges av opplysninger innhentet fra forklaringer, skriftlig dokumentasjon eller andre kilder som kan undergis reell kontradiksjon.

4.6 Oppdragsgivers tilgang til underlagsmaterialet

Oppdragsgiver bør normalt ikke få tilgang til referater, lydfiler o.l. opptatt eller utarbeidet av granskerne.

Oppdragsgiver kan gis tilgang til annen dokumentasjon granskingsrapporten bygger på så lenge dette er ubetenkelig.

Granskernes interne notater og arbeidsdokumenter kan ikke kreves fremlagt.

5 BERØRTES RETTIGHETER

5.1 Berørte

Den berørte er den som får sitt forhold undersøkt av granskerne.

Fra kommentarene: Hvem som i det konkrete tilfellet er berørt eller ikke, må avgjøres ved en konkret vurdering, hvor det blant annet må tas hensyn til nærhet til temaet for granskingen og hvilket utfall eller konsekvenser granskingen kan få. Personer hvis rettighetsforhold berøres, omfattes av begrepet. Personer som kan få negativ omtale som følge av granskingen, vil også etter omstendighetene kunne anses som berørte. Personer som utelukkende avgir forklaring som vitner, vil ikke omfattes av begrepet.

5.2 Bistand til berørte

Berørte skal ha rett til å la seg bistå av advokat eller annen bisitter i forbindelse med granskingen. Der berørte bidrar i kraft av sitt ansettelsesforhold er hovedregelen at nødvendige kostnader dekkes av oppdragsgiveren.

5.3 Rett til innsyn og uttalelse - kontradiksjon

Berørte skal informeres om hva de er anklaget for og granskernes mandat. Berørte skal ha anledning til å uttale seg om opplysninger granskerne vurderer å legge til grunn. Dette bør skje i rimelig tid før granskingsrapporten avgis. Det skal vurderes om en berørt skal forelegges granskernes rettslige vurdering av det faktum som legges til grunn for vedkommende (subsumsjonen), før endelig rapport gis til oppdragsgiver.

Fra kommentarene: Innkalling av berørte til intervju skal skje skriftlig. Berørte skal også forelegges skriftlig informasjon om bakgrunn og tema for intervjuet samt granskernes mandat i forkant. (...)

Ved at den berørte får tilgang til relevante opplysninger som angår vedkommende, herunder hva denne er anklaget for og granskernes mandat, gis den berørte mulighet til å fremsette sine synspunkter samt anledning til å gi supplerende informasjon som understøtter egne synspunkter eller som for øvrig kan være av betydning for granskingen.

Omfanget og innholdet av opplysninger som forelegges den berørte, må være tilstrekkelig til at vedkommende forsvarlig kan ivareta sine interesser og må fastlegges på bakgrunn av alvoret i og omfanget av saken.

Det skal vurderes om en berørt skal forelegges granskernes rettslige vurdering av det faktum som legges til grunn for vedkommende (subsumsjonen), før endelig rapport gis til oppdragsgiver. Begrunnelsen for denne plikten er hensynet til at berørte ikke skal være uforberedt på granskernes rettslige vurderinger og konklusjoner. Foreleggelse skal som hovedregel gjøres i saker hvor rapporten antas å bli gjenstand for offentliggjøring. Et alternativ til slik førtidig foreleggelse kan være at den berørte orienteres om granskernes vurdering og gis en samtidig tilsvarsrett.

Fristen for uttalelse må være så romslig at den berørte har en reell mulighet til å ivareta sine interesser. Som hovedregel bør uttalelsen gis skriftlig.

5.4 Forutgående orientering om rapportens innhold til de berørte

Berørte skal orienteres om utfallet av granskingen for deres del, før rapporten avgis eller umiddelbart etter at rapporten er avgitt. Dette kan helt unntaksvis unnlates hvis viktige hensyn taler imot.

Fra kommentarene: Med mindre det foreligger viktige hensyn som taler imot, skal den berørte gis en orientering om utfallet for sin del før endelig rapport overleveres oppdragsgiver eller umiddelbart i etterkant. Jo sterkere kritikken granskerne fremsetter er, desto større grunn er det til å gi en forhåndsorientering. Særlig gjelder dette i de tilfellene hvor granskingsrapporten skal offentliggjøres eller sannsynligheten for offentlig interesse på annen måte er betydelig. Spørsmålet om og når de berørte skal orienteres om utfallet av granskingen, bør avklares ved oppstart, jf. punkt 4.1.

6 TAUSHETSPLIKT

Granskerne har taushetsplikt med hensyn til hva som kommer frem under granskingen.

Taushetsplikten gjelder også etter at granskingen er avsluttet.

7 BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

Granskerne må sørge for at arbeidet med granskingen skjer i henhold til de regler som følger av personvernlovgivningen.

8 AVSLUTNING AV OPPDRAG

8.1 Utferdigelse av granskingsrapporten

En granskingsrapport skal besvare mandatet. Granskingsrapporten bør inneholde en beskrivelse av saksforholdet granskerne er bedt om å utrede, samt granskernes vurdering av dette saksforholdet i tråd med mandatet. Granskingsrapporten skal omfatte en beskrivelse av metodikken som er benyttet ved gjennomføringen av granskingen.

8.2 Avslutning av granskingen

Granskingsoppdraget avsluttes normalt ved overlevering av en rapport.

9 IKRAFTTREDELSE OG ENDRINGER

9.1 Ikrafttredelse

Disse retningslinjene for private granskinger er vedtatt av Advokatforeningens hovedstyre og trer i kraft fra det tidspunkt hovedstyret bestemmer.

9.2 Endringer

Disse retningslinjene for private granskinger kan kun endres ved vedtak av Advokatforeningens hovedstyre.