HR-direktørens råd til ledere for håndtering av det hybride arbeidslivet

–Det er relativt enkelt være leder når alle sitter hjemme eller alle sitter på kontoret. Den hybride arbeidshverdagen må skreddersys og er langt mer krevende å lede.

Det sier jurist og HR-direktør Tove Selnes i Storebrand. Hun er styreleder i HR Norge, og har lang erfaring med ledelse og HR i tech- og finansbransjen.

– Med den teknologiske utviklingen har lederen fått et større handlingsrom. Alt er jo mye enklere når alle gjør likt, men nå skal lederen plutselig sørge for tilrettelegging og oppfølging av ansatte som noen dager er til stede på kontoret, og andre dager kun er tilgjengelig på Teams og telefon.

Evnen til å koordinere teamet og sørge for tilstrekkelig individuell oppfølging er sentrale utfordringer som mange ledere kan slite med, forteller Selnes.

– Individuelle behov, arbeidsplassens behov og samfunnets behov skal tas hensyn til i lederens fysiske og digitale oppfølging av de ansatte. Det må virkelig settes av tid, og man må ta i bruk nyttige verktøy som kan gjøre det enklere å legge til rette for kontakt og koordinering.

Viktig med tett digital oppfølging

Uformell støtte, raske avklaringer og muligheten til å stille enkle spørsmålene ved kaffemaskinen ble savnet aller mest under pandemien, ifølge Selnes.

– For å møte disse behovene kan det for eksempel være gunstig med korte check in-møter på morgenen, i tillegg til at man kan bruke forskjellige chat-funksjoner hyppig gjennom dagen for mer uformell lavterskel-prat.

– Dette er spesielt viktig hvis det er nye personer på teamet, hvis man har startet et nytt prosjekt eller hvis man følger noen i en opplæringsfase. I slike situasjoner vil fysisk tilstedeværelse på kontoret naturligvis være det beste, men hvis det ikke lar seg gjøre er det viktig at man sørger for en tett oppfølging digitalt.

– Kommuniser betydningen av seniorene

Når arbeidsgiver åpner for fleksible løsninger, kan det også bli krevende for lederen å lokke de hjemmekontorglade ansatte tilbake til kontoret.

Les også: Arbeidslivsforskere oppfordrer til debatt om hjemmekontorets nedsider, både internt i virksomhetene og på nasjonalt nivå.

Hjemmekontor en eller flere dager i uka er blitt den nye normalen

– Et av de største dilemmaene knytter seg typisk til at enkelte erfarne seniorer nå gjerne foretrekker å jobbe hjemmefra. Det er denne gruppen som gjennom pandemien rapporterte at de trivdes best på hjemmekontor. De har jobbet lenge i selskapet, har kontroll på egne arbeidsoppgaver og har allerede et etablert nettverk som ikke nødvendigvis må vedlikeholdes ved å være fysisk til stede.

– Disse erfarne ansatte er det avgjørende at man greier å beholde på kontoret, fordi de utgjør viktige brikker i organisasjonskulturen. Men også for organisasjonsutviklingen, i kompetanseutveksling og i opplæringen av de yngre og mer uerfarne er denne gruppens tilstedeværelse viktig.

Å få seniorene til å forstå hvilket ansvar de selv har for helheten i organisasjonen, og ikke bare for sine egne arbeidsoppgaver, er en av de viktigste lederoppgavene, forklarer Selnes.

– Gjør kontoret fristende

Her blir det hun kaller koordinert fleksibilitet en viktig nøkkel.

– Det har skjedd et kvantesprang i arbeidslivet, og kravet til fleksibilitet er virkelig kommet for å bli. Lederens oppgave dreier seg nå i større grad om å involvere og koordinere ansatte slik at arbeidshverdagen oppleves fleksibel, samtidig som man legger til rette for bygging av kultur og kompetanse i organisasjonen. Fysisk tilstedeværelse er et viktig element for å sikre læring, og for å bygge motivasjon og entusiasme hos de ansatte.

– Hvis man ikke ønsker å ha faste regler for bruk av hjemmekontor, kan det for eksempel være en fordel hvis man på ulike måter forsøker å gjøre det litt mer fristende å være på kontoret. Hos oss arrangerer vi blant annet «Storebrand-tirsdag» hver uke, med få digitale møter og med flere fysiske og tilfeldige møter – både for det sosiale og for faglig kompetanseutvikling, forteller Selnes.

– Legger man ikke godt nok til rette for hybride løsninger som gir en opplevelse av fleksibilitet, står man i fare for å miste de kloke hodene.