1133 advokater har fått tilsyn i år

– Tilsynsrådet har i 2015 og 2016 økt antallet tilsynsbesøk og gjennomført temabaserte tilsyn med et tilfeldig utvalg advokatfirmaer, forteller styreleder Thomas Smedsvig.

– Vi har fokusert på tre områder: Nystartede virksomheter, det vil si firmaer som er blitt etablert de siste tre årene. Videre har vi sett på hvordan de internasjonale hvitvaskingsreglene etterleves i de store advokatfirmaene, og fokusert på firmaer som driver med økonomiske transaksjoner, skatterådgivning og finansvirksomhet, forteller Smedsvig.

Rådet skiller mellom to typer tilsyn: Bokettersyn, som kommer som følge av en bekymringsmelding, for eksempel fra domstol, politi, klient eller annen advokat, og ordinære tilsynsbesøk, som skjer uavhengig av mistanke om kritikkverdige forhold.

Lovforslag om økning

I fjor besluttet Tilsynsrådet å gjennomføre totalt 21 bokettersyn og 40 tilsynsbesøk, mot henholdsvis 19 bokettersyn og 46 tilsynsbesøk så langt i år. Hvert bokettersyn og tilsynsbesøk omfatter samtlige av virksomhetens regnskapspliktige advokater.

Bakgrunnen for det store hoppet i antall tilsyn, er at Advokatlovutvalget i sitt lovforslag tok til orde for at alle advokater bør få tilsynsbesøk med mellom fem og åtte års mellomrom, samt at FATF (Financial Action Task Force) har anbefalt et mer målrettet tilsyn med virksomheter som kan være utsatt for hvitvaskingsforsøk.

– Som følge av dette besluttet Tilsynsrådet i fjor å øke antall tilsynsbesøk, sier Smedsvig.

Nedslående

Det er revisjons- og rådgivingsselskapet EY Norge som gjennomfører tilsynene på vegne av Tilsynsrådet, under ledelse av revisor og siviløkonom Kjetil Andersen.

– Vi har ført tilsyn med et utvalg på cirka 25 tilfeldige nystartede virksomheter over hele landet, og resultatet for denne gruppen var relativt nedslående, og kanskje litt urovekkende, sier Andersen.

Det er spesielt to områder der de nystartede firmaene strever, forteller han: Reglene for klientmiddelbehandling, og reglene for å motvirke hvitvasking.

– Noen hadde mistet kontrollen på klientmiddelhåndteringen.  Vi har ikke funnet ulovligheter, men når et firma først kommer skjevt ut, kan problemene fort få utvikle seg, sier Andersen.

– Helt konkret kan problemene skyldes at man ikke er ajour med bilagsføringen, slik at man for eksempel blander klientens midler med firmaets midler, og i prinsippet låner midler fra klienter. En slik behandling er ikke i tråd med regelverket.

Flere av firmaene de har ført tilsyn med, har benyttet regnskapsførere som ikke har god nok kunnskap om reglene for regnskapsføring i advokatvirksomheter, forteller han.

Fører ikke timer

En annen gjenganger, særlig i enkeltmannsforetak, er at det sluntres unna med føring av interntid.

– Mange som driver for seg selv og jobber på offentlige satser, ser ikke helt nytten av å føre interntid. Men de skal føre hvor mange timer de jobber, dette er et absolutt krav fra skattemyndighetene i bokføringsloven, sier Andersen.

Styreleder Thomas Smedsvig understreker at tilstanden blant advokatfirmaene de har besøkt, generelt er god. Ved årets gjennomgang av innsendte egenerklæringer med revisoruttalelse ble det for eksempel også registrert færre avvik enn tidligere år.

– Vi ser likevel at det er rom for enkelte forbedringer når det gjelder advokatenes forståelse av risiko for hvitvasking. FATFs rapport viser at dette ikke bare gjelder advokatbransjen, men er et generelt problem, sier Smedsvig.

Gir veiledning

– Hvitvaskingsloven rammer mye videre enn bare å bistå med pengeoverføringer. Tilsynsrådet ser at det for eksempel ikke gjøres gode nok bakgrunnssjekker på klientene i de små firmaene. Spesielt mange små firmaer tenker at hvitvaskingsreglene ikke angår dem, men dette stemmer ikke.

– Vårt formål med tilsynsbesøkene er tredelt. Vi ønsker å få informasjon om tilstanden i advokatfirmaene, og dermed få et bedre beslutningsgrunnlag for hvor omfattende tilsynsordningen bør være. Videre gir tilsynsbesøkene oss en god kontroll av særlig risikoutsatte virksomheter, samtidig som det signaliserer at alle advokater risikerer besøk. I tillegg gir tilsynene oss en anledning til å veilede advokatene. Dette er spesielt viktig for utsatte grupper, særlig nystartede virksomheter, sier Smedsvig.

Seniorer utelatt

Tilsynsrådet har også besøkt flere store advokatfirmaer, og der er hvitvaskingsrutiner og regelsystemer på plass.

– Men variasjonene er store når det gjelder opplæring. For å si det litt tabloid, så er enkelte firmaer veldig flinke til å kjøre alle nye advokater gjennom sitt anti-hvitvask-system, men får ikke med seg dem som egentlig representerer den store risikoen, nemlig de erfarne, profilerte advokatene. Vi ser at det kan være svært lenge siden de var på et oppfriskningskurs i hvitvaskingsreglene, sier Andersen.

– En annen refleksjon vi gjør, er at det kan være svært utfordrende å gjenkjenne et hvitvaskingsforsøk hvis du ikke vet hva det er. Dette er vi opptatt av å utfordre bransjen på; at den må kurses i gjenkjenning av risiko, sier han.

Etterkontroll mangler

I Norge har vi ikke hatt så mange hvitvaskingssaker, derfor er det lett å senke «guarden». Enkelte store advokatfirmaer har ikke etablert tilstrekkelige etterkontroller av oppdragene for å oppdage hvitvasking, forteller Andersen.

– Hvis advokatfirmaet bare er en passiv mottager av den kontrollen den enkelte advokat utfører, så legges hele forsvarsverket mot hvitvasking hos den enkelte advokat. Da er de avhengige av at risikoforståelsen er gjennomgående lik hos samtlige advokater som påtar seg oppdrag i firmaet. Det vi har sett, når vi har snakket med ulike advokater, er at det ikke er alle som forstår regelverkets nedslagsfelt. Uten skikkelige etterkontroller blir firmaet da veldig blottstilt, og har ikke mulighet til å korrigere og veilede de advokatene som har disse misoppfatningene, sier Andersen.

Andre firmaer har egne avdelinger som følger opp advokatene, og dermed minimerer risikoen.

– Oppsummert kan vi si at vi i en liten andel av tilsynsbesøkene har funnet feil som har ledet til en formell reaksjon, særlig i mindre, nystartede virksomheter. Men det generelle inntrykket vi sitter igjen med, er at tilstanden er god, sier Smedsvig.

Lager risikoprofiler

– Financial Action Task Force (FATF), den internasjonale organisasjonen som jobber mot hvitvasking, har anbefalt Tilsynsrådet å føre tilsyn ut fra en risikoklassifisering. Vi har ikke avdekket alvorlige brudd på hvitvaskingsreglene hos de store firmaene, men ser at de opererer med litt ulike risikoprofiler. Vi vil bruke informasjon fra disse tilsynene til å klassifisere risiko, og foretak med høyere risikoprofil, kan bli gjenstand for hyppigere tilsyn fra oss, sier Smedsvig.

Tilsynsrådet kommer til å fortsette med den økte tilsynsvirksomheten også til neste år.