Direktør Hege Bjølseth og styreleder Thomas Smedsvig i Tilsynsrådet har lansert en digital løsning for innsending av regnskap og egenerklæring.
I år skal alt sendes inn digitalt
Tilsynsrådet lanserte rett før påske en digital løsning i Altinn for å sende inn regnskap og egenerklæring med revisoruttalelse. Les også om hva som skjer når du får Tilsynsrådet på besøk.
Mens advokater tidligere fikk brevpost fra Tilsynsrådet om innsendelse av egenerklæring og faktura for betaling av bidraget til Tilsynsrådet og Disiplinærnemnden, er dette i år sendt landets advokater via Altinn-portalen.
Nytt av året er at regnskapet og egenerklæringen skal sendes inn digitalt, i to forskjellige forsendelser.
Egenerklæringen med revisoruttalelse skal sendes direkte til Tilsynsrådet i et nytt skjema som finnes i Altinn. Revidert årsregnskap skal også sendes via Altinn, men skal sendes til Regnskapsregisteret, som kontrollerer at sendingen er komplett før den oversendes Tilsynsrådet.
«Først ved registrert mottak av både egenerklæring og komplett revidert årsregnskap er innsendelsesplikten overholdt for den enkelte regnskapspliktige advokat/rettshjelper», skriver Tilsynsrådet i et skriv.
Alle advokater fikk i mars måned en melding fra Tilsynsrådet via Altinn som inneholder et informasjonsskriv og en giro for betaling av bidrag til Tilsynsrådet og Disiplinærnemnden.
Samtidig har Tilsynsrådet utarbeidet et nytt egenerklæringsskjema der advokater skal rapportere på sin etterlevelse av hvitvaskingsreglene.
Papir fortsatt godtatt
Siden 2018 er et prøveår for den nye digitale løsningen, vil Tilsynsrådet også godta innsendelse av regnskap og egenerklæring på papir eller e-post.
Dersom din advokatvirksomhet blir valgt ut for tilsyn, vil firmaet bli varslet om tilsynet pr. brev, og vil få god tid til å forberede seg. Bare under helt særegne omstendigheter er tilsynet uanmeldt, forteller revisor Kjetil Andersen, som utfører tilsynene på vegne av Tilsynsrådet.
– Firmaet blir i brevet bedt om å ta frem dokumentasjon om klienthåndtering og om hvordan hvitvaskingsregelverket etterleves. Så tar vi kontakt på telefon, og i etterkant oversender vi en liste med dokumenter som bør være klare, for at tilsynet skal bli så effektivt som mulig.
Selve tilsynsbesøket tar vanligvis en dag.
– I de større firmaene møter vi gjerne med daglig leder, hvitvaskingsansvarlig og økonomiansvarlig, og de beskriver virksomheten, forteller hva slags klienter de har, og hvilke forretningsområder de jobber med.
– Vi intervjuer den som er hvitvaskingsansvarlig om rutinene, om hvordan firmaet har innrettet seg, om hvordan de vurderer risiko, og om opplæring og egenkontroll. Så legger de frem eksempler på dette, og så gjør vi et utvalg hvor vi tar stikkprøver på mer tilfeldig basis. Da tar vi utgangspunkt i en eller annen liste, bevegelse på klientkonti, for eksempel, der vi velger ut bevegelser av noe størrelse, for å finne klienter og sjekke hvilken risikovurdering som er gjort av kundeforholdet knyttet til hvitvasking, og hvordan dette er dokumentert, sier Andersen.
Beskriver svakheter
Etter tilsynet får advokatfirmaet en rapport til gjennomlesning, og de har 14-dagers svarfrist til å kommentere eventuelle misforståelser.
Tilsynsrådet oppfordrer advokater til å dokumentere alt de gjør skriftlig.
– Om advokatene er uenige i noe i rapporten, er det lettere for oss å forholde oss til det som er skriftlig dokumentert, sier Andersen.
I rapporten gis en beskrivelse av advokatvirksomheten, og av firmaets systemer for håndtering av klientmidler og hvitvaskingsrutiner.
– Vi beskriver også eventuelle svakheter vi har funnet, og gir anbefalinger om hva firmaet bør gjøre for å få ting i orden. I det store og det hele tar de fleste rapporten som et innspill, og ser den som en slags stresstest av sitt eget system, og gjør de korreksjonene som eventuelt må til. Tanken er at rapporten skal ha en oppdragende effekt, sier Andersen.
Han råder advokater som skal få tilsyn om å være godt forberedt, og til å ta en fornyet gjennomgang av virksomheten, og forsøke å se den fra utsiden.
– Jo mer forberedt du er, og jo mer du kan dokumentere, jo kortere tid tar det, og jo mindre er sjansene for misforståelser, sier han.
Risikoområder prioritert
Tilsynsrådet kommer til å fokusere på områder hvor de har definert en høyere risiko i hvitvaskingsøyemed fremover, spesielt på eiendomstransaksjoner, fusjoner og oppkjøp (M&A) og nyoppstartede virksomheter, forteller styreleder Thomas Smedsvig.
Revisor Kjetil Andersen utfører tilsyn på vegne av Tilsynsrådet.
