Slik lykkes du med digitale møter

Vibeke Holtskog er pedagog og filolog, og har siden 2009 holdt kurs i kommunikasjon, motivasjon og formidling, blant annet for advokater.

Nylig lanserte hun boken «Digital formidling som funker».

Holtskog mener en god innledning kanskje er det aller mest sentrale når du skal prate til en forsamling digitalt, enten det er et møte eller du skal holde et foredrag.

– Digitalt må du i større grad leie tilhørerne gjennom det du skal prate om. Få de som hører på til å forstå hvorfor det du snakker om er viktig, og vit hvor du vil. Et av mine viktigste forberedelsestips er at du bestemmer deg for hva du skal kutte ut dersom du får dårlig tid, sier Holtskog.

– La tilhørerne slippe til

Mange lar liten tid gå på bekostning av å få med spørsmål fra salen.

– Ikke gjør det! Da fremstår du bare selvopptatt, advarer Holtskog.

En av de største forskjellene på digitale kontra fysiske møter er at det krever at man er kjappere digitalt.

– Hvert tredje til syvende minutt bør du bryte opp med noe. Det kan være så enkelt som at når du deler skjerm så går du ut av visningen, viser ansiktet ditt, og stiller et spørsmål. Selv pleier jeg å holde opp plakater med spørsmål istedenfor å bytte til en ny slide. Digitalt sitter alle på første rad, og da fungerer det godt.

Ikke glem pauser

– Uansett hva slags yrke man har, er det mange av de samme problemene som kommer igjen. Folk har en tendens til å bli veldig selvopptatte uten å skape dialog og forsikre seg om at tilhørerne henger med. Da står man i fare for å snakke over hodet på lytterne. Jeg vil tro dette også kan gjelde advokater, sier Holtskog.

– Hva med pauser?

– Det er kjempeviktig! Ikke la det gå mer enn 35 til 40 minutter uten en pause. Hvis møtet varer lenger, vil folk ta pause når de selv har behov for det. Jeg trodde det holdt med tre-fire minutters pauser, men oppdaget at vi faktisk trenger å hente oss inn i større grad når vi sitter foran skjermen enn det vi gjør i fysiske møter, sier Holtskog.

Hybridmøter, altså møter med deltagere både på skjerm og i salen, blir i manges øyne ofte ikke særlig vellykket. Vibeke Holtskog mener mye handler om tilrettelegging.

– I hybride møter er det viktig å anerkjenne begge rommene. I tillegg må også de som deltar fysisk være logget på i det digitale møtet. Man kan skru av lyden, men gjerne ha på bildet. På den måten kan alle bruke chat og digital tavle, og alle kan se hverandre. Møtelederen bør la en annen i rommet ta ansvar for dem som skal ta ordet digitalt.

Gi ulike oppgaver

Holtskog har selv holdt foredrag for rundt hundre deltagere der femti av dem deltok fysisk mens de andre var med digitalt. Hun erkjenner at en slik setting kan by på utfordringer.

– Jeg klarer nok ikke slippe meg helt løs med forsamlingen i rommet i samme grad som ellers, og blir redd for at de som sitter hjemme skal føle seg utenfor. Derfor er det viktig å gi dem i rommet og de som sitter hjemme ulike oppgaver, sier Holtskog.

Og hva gjør man så når man oppdager at den tildelte tiden er i ferd med å renne ut?

– Du kan bare ikke gå over tiden – det er så respektløst! Folk skal gjerne i andre møter, og slutter å lytte i det klokken er slagen, fastslår Holtskog.