Ny digital løsning for registrering av kunder og saker skal sikre bedre rutiner for å forebygge hvitvasking

Wikborg Rein og PSA Consulting lanserer i disse dager en digital løsning for onboarding av kunder tilpasset advokatbransjen.

Hvitvaskingsloven samt økt personvern- og datasikkerhetsfokus pålegger advokatfirmaer å utarbeide kontrollrutiner knyttet til hvitvasking, og at det kan dokumenteres at både rutiner og lovkrav er fulgt ved et tilsyn.

- Vil spare tid

Ifølge Wikborg Rein har det medført stort internt tidsforbruk og arbeidsprosesser som inkluderer manuelle operasjoner i ulike systemer, utført av ulike personer. Det er derfor stor fare for små og store brudd på rutiner og retningslinjer.

Samarbeidet mellom Wikborg Rein og PSA Consulting har resultert i en ny digital løsning hvor hele onboardingsprosessen er modellert i brukervennlige arbeidsflater som automatisk slår opp i ulike offentlige registre og informasjonsdatabaser, autentiserer kundene via BankID og lagrer, og sletter alle data i henhold til gjeldende GDPR lovgivning.

Flere interesserte

Nå satser PSA på at andre selskaper vil benytte en mer standardisert versjon av løsningen.

- Pr. nå har vi seks-syv firmaer på vei inn i Norge, og skal snart lansere i Sverige også, sier managing partner i PSA Consulting, Martin Flatsetø, til Advokatbladet.

Prisen starter på 75.000 kroner for de minste bedriftene, eksklusiv engangskostnader for implementering. Den nye løsningen er spesialtilpasset advokatbransjen.

- Hittil er om lag 95 prosent av våre kunder advokatfirmaer, forteller Flatsebø

Involverer kundene

Når kunden selv også involveres i prosessen, ved å bekrefte eller oppdatere registrerte data, og alle øvrige administrative systemer som økonomi-, CRM- og saks- og dokumentstyringssystemer oppdateres løpende, oppnåes det ifølge firmaet raskt store besparelser, og økt kvalitet i prosessene.

Aktiviteter og godkjennelser loggføres underveis, slik at man kan dokumentere alle hendelser i prosessen for tilsyn – og for intern kvalitetskontroll.

Sikrer etterlevelse av regelverk

Systemet er bygget slik at advokaten selv kategoriserer hva slags oppdrag det gjelder. Systemet har en innebygget risikomatrise som trigger videre prosess i henhold til hvitvaskingslovens krav til tiltak ved inntak av nye kunder og ved opprettelse av nye saker for eksisterende kunder.

For sakstyper som faller utenfor kravene i loven, vil systemet gi arbeidsflytstøtte slik at advokatfirmaets egne rutiner for hvilken informasjon som skal innhentes om kunder oppfylles og nye saker og kunder automatisk opprettes i de underliggende systemene.

Erstatter manuelle prosesser

- Client intake erstatter en lang rekke manuelle prosesser og tekniske løsninger som ikke tidligere var integrerte med hverandre. Nå kan brukerne via et intuitivt, tilpasset webgrensesnitt registrere nye kunder og saker, sørge for at nødvendig informasjon innhentes og verifiseres fra kunder og datakilder i tråd med gjeldende regelverk. I tillegg sørger løsningen enkelt for nødvendige godkjenninger internt – samtidig som alt dokumenteres automatisk, sier Jill Françoise Nordby leder for Case Control i Wikborg Rein i meldingen.

- Det har vært veldig spennende å få være med å utvikle løsningen, som vi tror kommer til å spare norske advokatselskaper mye tid og penger. Løsningen vil gjøre det enkelt å følge lover og regler, og arbeide i tråd med Advokatforeningens og Tilsynsrådets veiledning mot hvitvasking, tillegger Martin Flatsetø.

Løsningen som nå lanseres er tilpasset firmaer med 18-20 advokater og oppover. Om kort tid vil det også bli lansert en online-løsning for mindre firmaer.