Tilsynsrådet ber advokater om å tenke nytt

Det sier Jonas Haugsvold, assisterende direktør i Tilsynsrådet.

– Jeg håper at advokatbransjen ser dette som en mulighet til å tenke nytt og alternativt om behovet for styringskultur og internkontroll i advokatforetakene, sier Haugsvold.

– Dette handler jo om interne sårbarheter, som vi sjelden ser problematisert i advokatforetakenes risikovurdering når vi er på tilsyn. En ting er den eksterne trusselen fra personer som ønsker å misbruke advokaters privilegier, for eksempel klientbankkontoen, som er en av de store risikodriverne i advokatvirksomhet. Risiko handler også om det vi kan kalle «den utro tjeneren» i advokatforetaket. Det er den advokaten som er villig til å gå vesentlig lenger i å tilfredsstille klientens ønsker og behov enn det de andre advokatene i samme firma er villig til å gjøre. Denne personen handler gjerne på tvers av allment aksepterte instrukser, rutiner eller normer.

Hva slags systemer har advokatfirmaene i dag for å sikre seg mot at denne utro personen kommer inn og utnytter virksomheten? Det er et spørsmål advokatene bør stille seg, sier Haugsvold.

– Det kan være snakk om en velfungerende bedrift som har etablert relativt gode kontrollrutiner. Den utro tjeneren vil lete etter svakheter i internkontrollsystemene, og forsøke å omgå de begrensningene som er satt. En som utnytter et tilsynelatende velfungerende system til sin egen fordel, og på de andres risiko.

– For å ta et eksempel fra virkeligheten: Hvis internkontrollen er rigget slik at den kun tar stikkprøver blant nye saker, hvem sjekker om det er noen som bevisst velger å føre transaksjonene sine på en gammel sak i systemet, nettopp for å unngå å bli avslørt?

– Bør være mer skeptiske

Tillitskulturen står sterkt i advokatfirmaene, men i dag bør advokater kanskje ha en litt mer skeptisk innstilling, mener Haugsvold.

– Man kan for eksempel være tjent med å sentralisere ansvaret, og bygge opp en kultur for internkontroll der man har systemer for å rapportere avvik og å følge opp disse. Det handler ikke om å mistenke alle, men om å ha et nødvendig forsvarsverk på plass. Det bør gjennomføres en intern due diligence som avdekker svakheter i virksomheten. Man bør spørre seg hvordan det kan være mulig å omgå de rutinene man er blitt enige om.

LES OGSÅ:

Tilsynsrådet vil arrangere kurs for å lære advokater å lage gode risikovurderinger

Han ser tegn på at bransjen nå begynner å ta disse spørsmålene på alvor, forteller han.

– Men jeg mener det fortsatt er et vesentlig rom for forbedring både når det gjelder den generelle risikoforståelsen knyttet til anti-hvitvasking, og for hva som skal til for å ha en forsvarlig styrings- og kontrollstruktur i virksomheten. Dette gjelder særlig bruk av felles klientbankkonto, som er den største risikodriveren i et advokatforetak. Hvem i virksomheten er det som har kontroll med hva som skjer der? Er alle enige om når det ikke er greit å tilby denne tjenesten?

Dette gjelder ikke bare de små firmaene, men også de store, ifølge Haugsvold.

– De går ikke fri av risikoen for å bli misbrukt av en person som opptrer utenfor forventningene, og som er flink til å se svakheter i det interne systemet. Vi ser i praksis at mange advokatfirmaer er lite forberedt på at det kan komme inn en person som er villig til å sette sitt eget og andres ry på spill.

Vil ikke bry seg unødig

Advokaters taushetspliktkultur har antagelig bidratt til å legge enkelte føringer på dette området, mener han.

– Advokaten bryr seg ikke unødig om måten kollegaen løser sitt oppdrag på. Dette handler også om at advokatvirksomhet drives i eget navn og under et personlig ansvar. På den måten har det vært liten tradisjon for å bry seg om hvilke klienter kollegaen tar inn i virksomheten, eller til hvilke formål han eller hun benytter en felles klientbankkonto. Også her tror jeg det er det rom for å tenke litt nytt. Våre erfaringer forteller at det for eksempel er helt avgjørende at bruken av klientbankkonto ikke bare blir et anliggende mellom en partner og en sekretær eller regnskapsfører. Dette ansvaret må løftes opp i virksomheten.

Tilsynsrådet har en viss forståelse for at mange advokatfirmaer opplever å bli gått i sømmene på detaljer de opplever som uvesentlige.

– Dette har en sammenheng med at vi i flere tilfeller kommer til et ganske tomt bord når det gjelder den generelle risikoforståelsen på hvitvaskingsområdet. Her er det ofte mye klipp og lim og generelle formuleringer. Hadde foretaket kunnet vise til en solid risikoforståelse gjennom den virksomhetsinnrettede risikovurderingen, så hadde vi heller ikke trengt å gå så dypt i våre undersøkelser. Men når det avdekkes vesentlige mangler allerede her, blir tilsynet av en grundigere og mer omfattende karakter enn det kanskje ellers ville ha vært. Disse forholdene henger sammen. Dette er et poeng som advokatbransjen bør merke seg.

Må vurdere selv

Lovgiver har ikke gjort det spesielt enkelt for advokatene og det finnes ingen fasit-løsninger på utfordringene med å risikovurdere sin egen virksomhet, ifølge Haugsvold.

– Lovgiver har overlatt vurderingen av hvitvaskingsrisiko i egen virksomhet til advokatene. Det er en oppdagelsesreise som advokatene i stor grad må gjøre på egenhånd. Og så skal vi som tilsynsorgan bistå der vi kan, og forsøke å få advokatene til å tenke i riktig bane. Men når det kommer til hva som helt konkret er nødvendig å ha med, så er det ikke noe enkelt svar på det.

Han berømmer Advokatforeningen for å ha tatt tak i disse problemstillingene, blant annet gjennom Antihvitvaskingsdagen.

– De har for eksempel kommet med forslag til flere gode og effektfulle tiltak for å avdempe risikoen knyttet til bruk av felles klientbankkonto. Nå har jo lovgiver valgt å utsette krav om bruk av særskilt klientbankkonto, men det finnes jo også andre alternativer. Hvis vi skal tenke alternative reguleringer tror jeg et krav om skriftlige rutiner for bruk av felles klientbankkonto kan være en vei å gå, selv om man ikke regulerer bruken i detalj. Da ville man ha tvunget firmaene til å ha oppmerksomhet rundt problemet knyttet både til interne og eksterne trusler.

Vurderer omlegging

Tilsynsrådet vurderer å legge om tilsynspraksisen sin, og vil se på muligheten for å sette sammen kompetansen i tilsynsteamene på en annen måte.

– Advokatloven legger i større grad til rette for alternative måter å organisere tilsynsvirksomheten på. Det er bra. Tilsynsoppgavene har utviklet seg mye det siste tiåret, og endringene gjør det nødvendig å tenke nytt på dette området. I dag bruker vi vesentlig mer tid enn før på tilsyn av organisering av advokatvirksomheten og etterlevelse av hvitvaskingsregelverket. Dette fordrer kompetanse på flere ulike felt, og vi har også merket oss at Advokatforeningen har kritisert enkelte deler av gjennomføringen av tilsynene. Det er en kritikk vi tar på alvor.

Når rettsrådsmonopolet oppheves, er det ikke lagt opp til at det nye Advokattilsynet skal føre aktivt tilsyn med virksomheter som tilbyr rettshjelp og som ikke er advokatvirksomheter.

– Vi vil ha mulighet til å nedlegge forbud mot å selge rettshjelpstjenester, men hvordan dette vil fungere i praksis, er det vanskelig å si noe sikkert om nå.

Tilsynsrådets ansatte jobber nå på høygir for å etablere det nye tilsynsorganet.