Ved å forberede forhandlingene som om det var en militæroperasjon, kan du vinne din neste forhandling

Uavhengig av oppgangstid eller nedgangstid forhandles det hele tiden. Det blir imidlertid vanskeligere å oppnå et godt forhandlingsresultat når det meste blir dyrere. Nøkkelen til suksess kan være bedre planlegging.

Hensikten med planlegging er å maksimere sannsynligheten for at egne ambisjoner realiseres, med minst mulig risiko for egne tap. Forsvaret løser komplekse oppdrag på grunnlag av velutprøvde planleggingsprosesser. På stridsfeltet og ved forhandlingsbordet har motparten egne mål. Disse motstridende interessene skaper usikkerhet og friksjon. Personlig har jeg erfart effekten av slike forberedelser på skarpe oppdrag og i internasjonale forhandlingskonkurranser.

Ved å forberede forhandlingene som om det var en militæroperasjon kan du vinne din neste forhandling.

Trinn 1: Målanalyse

Det første trinnet er å fastlegge egen målsetning. Dette skjer på bakgrunn av de bakenforliggende interessene som materialiserer seg i behovet for å forhandle. Samtidig kan det være aktuelt å fastlegge det konkrete forhandlingsmålet i lys av den overordnede intensjonen man styrer etter.

Et tydelig mål skaper retning og minsker risikoen for egne tap. Målsetningen, som bør være både realistisk og ambisiøs, danner utgangspunktet for den videre analysen.

Trinn 2: Faktoranalysen

Faktoranalysen har til hensikt å avdekke forhold som påvirker måloppnåelsen positivt eller negativt. Et utgangspunkt for relevante tema kan man finne i boken Smarte forhandlinger av Professor Sverre Blandhol ved Universitetet i Oslo. Det sentrale, uansett faktor, er å trekke slutninger fra den. Hva betyr faktoren for måloppnåelsen?

Partenes bakenforliggende interesser er noe annet enn posisjonene som inntas. Hvorfor forhandles det egentlig? Ved å analysere både egne og motpartens motivasjonsfaktorer kan det skapes merverdi for begge parter. En klassisk tabbe er å hoppe over dette trinnet.

Interessekartlegging kan synliggjøre nye muligheter og løsninger. Derfor er det lurt å identifisere både interessene som partene deler, samt motstridende interesser. Et eksempel er studenten som søker boliglån. Banken er usikker på studentens betalingsevne så søknaden avslås. Når banken siden spør om det kan stilles sikkerhet for lånet, og dette besvares bekreftende, blir lånet innvilget. Partenes behov dekkes ved å ivareta bankens interesse i redusert risiko.

Ha kjennskap til alternativene

Kunnskap om egne, og eventuelt motpartens, alternativer til en fremforhandlet løsning gir veiledning om når en bør avbryte forhandlingene. Man kan si at alternativet definerer handlingsrommet. Kan du få det du ønsker billigere og bedre hos en annen, har det lite for seg å kaste bort dyrebar tid ved forhandlingsbordet. I relasjon til motpartens alternativer kan kjennskap til disse gi grunnlag for en best mulig avtale.

Kjennskap til partenes alternativer danner det minste felles multiplum for en fremforhandlet løsning. Man vil ha identifisert forhandlingssonen. Se for deg et boligkjøp. Selger vil ønske å en viss minstepris. Kjøper har som oftest et pristak. Forhandlingssonen defineres av selgers minstepris og kjøpers pristak. Mangler man handlingsalternativer er det en idé å frembringe dem før forhandlingene setter i gang.

Planlegg for verdiskapning

Videre bør man planlegge for verdiskapning fremfor fordeling. En effektiv teknikk for å unngå pruting er å kartlegge kriterier som underbygger egen målsetning. Det er eksempelvis enklere å få aksept for prisen om den er lik markedspris, eller å få tilslag på oppdraget om man kan vise til tidligere prestasjoner. Den som vet hva som er vanlig har et godt utgangspunkt for å etablere objektive kriterier.

I samspill med en god interesseanalyse kan man også utvikle argumenter for hvorfor løsningen skal avvike fra det som objektivt sett kan forsvares. Eksempelvis råder selskapet over et patent som skiller det fra konkurrentene, eller man kan tilby en særlig gunstig finansieringsordning.

Skjulte hindringer

Man kan ha gjort alt riktig i forberedelsesfasen, men likevel oppleve at man ikke kommer noen vei i forhandlingen.

Les også om advokat Eivind Arntsens podcast Forhandlingsakademiet

- Hvis du noen gang skal lære deg å forhandle, er det nå

Svaret kan være at det eksisterer skjulte hindringer. I forkant av forhandlingen er det hensiktsmessig å undersøke om kulturelle, institusjonelle eller psykologiske hindringer står mellom deg og motparten. Hvem har vel ikke blitt møtt med at «det ligger utenfor min myndighet å forhandle om lønn», og andre har kanskje møtt forhandlere fra andre kulturer som skal reforhandle hele avtalen ved neste møte, når egne forhandlingskort allerede er lagt på bordet. Den som planlegger for uventede eller skjulte hindringer slipper å bli skadelidende når hindringen inntreffer.

Trinn 3: Utvikling av strategi

En strategi er en overordnet tilnærming til hvordan man skal realisere egne ambisjoner.

Basert på faktoranalysen bør en utarbeide ulike strategier. Disse bør holdes opp mot hverandre for så å velge den som skaper størst sannsynlighet for måloppnåelse. Man kan også velge å bruke forskjellige strategier i ulike faser av forhandlingen. Et tilfelle kan være at man har et veldig sterkt alternativ.

Les også: Som 23-åring sørget jusstudent Sigve Nærø Innselset for kampflystøtte da den internasjonale basen i Irak ble angrepet av et tosifret antall missiler.

Jusstudent hedret for militær handlekraft

Alternativet vil kunne virke som et effektivt virkemiddel for å nå frem med en tilsvarende eller bedre løsning ved forhandlingsbordet. I andre forhandlinger vil det kunne skape mer verdi å utforske partenes interesser. Disse kan danne grunnlag for større verdiskapning. Uansett valg utgjør strategien rettesnoren for taktikkene man anvender ved forhandlingsbordet.

Strategivalget kan også være av mer overordnet karakter. Ved konfliktløsning kan man stå mellom utenomrettslig mekling eller å ta konflikten til retten. Analyseverktøyet fungerer like godt ved tilretteleggelsen for et slikt valg. Man endrer bare de relevante faktorene i analysen. Typisk vil de rettslige sidene ved analysen få større vekt.

Veien videre

Etter en vellykket utvikling av strategi står utviklingen av planen for tur. Målet må være at planen svarer til slutningene fra faktoranalysen. En ting er i alle fall sikkert – tilbyr en noe uten å be om noe i retur, har man gitt en gave.